Das freigegebene Adressbuch

Freigegebenes Adressbuch

Das freigegebene Adressbuch ist ein Tool für die Zusammenarbeit. Das Prinzip und der Vorteil eines solchen Tools besteht darin, dass die Informationen, über die jedes Mitglied des Unternehmens verfügt, gemeinsam genutzt werden können. Die Kontakte werden geteilt und viele Prozesse optimiert.

Warum sollten Sie Ihr Adressbuch teilen?

Ihre Mitarbeiter müssen regelmäßig mit Kunden und Lieferanten Ihres Unternehmens in Kontakt treten und diese Informationen werden in Ihrem privaten Adressbuch gespeichert?

Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Sie können wählen, welche Informationen Sie teilen möchten und was Sie privat halten möchten.

Wie funktioniert das freigegebene Adressbuch?

Wenn Sie ein Tool für die Zusammenarbeit wie eGroupWare oder Open Xchange verwenden, muss sich jeder Benutzer anmelden, um auf das freigegebene Adressbuch zugreifen zu können. Als Unternehmer können Sie Benutzerkonten verwalten und abhängig von den verschiedenen Profilen (Nur-Lese-Option / Hinzufügen oder Löschen von Kontakten) unterschiedlichen Optionen Zugriff gewähren.

Zu Hause hat jeder Benutzer einen Eintrag mit einem eigenen Adressbuch, das für alle zugänglich ist und das er ändern und ergänzen kann. Als Administrator können Sie Einträge im freigegebenen Adressbuch hinzufügen oder löschen.
Um Zeit beim Erstellen des freigegebenen Adressbuchs zu sparen, können Sie ein bereits vorhandenes Adressbuch importieren.
Einige Adressbücher sind mit einem Nachrichtensystem verknüpft, wodurch das System effizienter wird.

Kompatibilitätsbeschränkungen

Wenn einige Ihrer Kollegen eine andere E-Mail-Client-Software (Thunderbird, Outlook usw.) verwenden, kann die gemeinsame Nutzung Ihres Kontaktbuchs problematisch sein. In diesem Fall können Sie eine Groupware verwenden.

Geben Sie das Adressbuch in Outlook frei

Erstellen Sie einen neuen Ordner "Freigegebene Kontakte" in Ihrem öffentlichen Ordner in Outlook
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Freigegebene Kontakte" / Eigenschaften / "Zugriffsberechtigung", wählen Sie die Personen aus, die Sie für Ihr Adressbuch freigeben möchten / Übernehmen
Kopieren Sie Ihr privates Adressbuch in den öffentlichen Ordner / die freigegebenen Kontakte
Geben Sie die Adressen ein, die Sie im Ordner "Freigegebene Kontakte" freigeben möchten.
Ändern Sie die Zugriffsrechte auf den Ordner "Freigegebene Kontakte"
Rechtsklick auf gemeinsamen Kontakt / Eigenschaften /
"Outlook-Adressbuch" / Aktivieren Sie die Option "Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen / Übernehmen"
"Zugriffsberechtigung / Ebenenauswahl für verschiedene Benutzer / Übernehmen
Bei dieser Freigabemethode werden nur die Kontakte im Ordner Freigegebene Kontakte angezeigt.

Adressbuch mit kollaborativer Software teilen

Die Groupware oder Collaborative Software ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, über eine Internetverbindung von ihrem eigenen Computer aus an denselben Anwendungen zu arbeiten.

Auf dem Markt sind verschiedene "Groupware" -Lösungen erhältlich:

GroupWare
OpenGroupware
Server Öffnen Sie Xchange
QSMS
TelmatWeb
Simbra

Diese Groupware - Lösungen gehen über die Funktionalität des gemeinsam genutzten Adressbuchs hinaus. Mit der Software Collaborative können Sie Ihre Kontakte, aber auch Ihre Termine, Projekte, Teams usw. verwalten